Dans l’environnement commercial actuel, qui évolue rapidement, l’optimisation de la productivité et de l’efficacité opérationnelle est devenue plus cruciale que jamais. Les entreprises de divers secteurs sont constamment à la recherche de moyens de rationaliser leurs processus, de minimiser les pertes et d’améliorer leurs performances globales. La « Gemba Walk » est l’une des approches qui gagnent le plus de terrain.
Le terme « Gemba Walk » vient du mot japonais « Gemba », qui signifie « l’endroit réel » ou « là où le travail se fait ». Il s’agit d’une pratique dans laquelle les dirigeants et les gestionnaires s’immergent dans l’environnement de travail réel, en observant directement les opérations et en dialoguant avec les employés de première ligne. Ce faisant, ils acquièrent des connaissances précieuses sur les processus quotidiens, identifient les domaines à améliorer et favorisent une culture de l’amélioration continue.
Si l’importance des marches Gemba est largement reconnue, la détermination de la durée optimale de ces marches reste un sujet de débat. Dans cet article de blogue, nous explorons les facteurs qui influencent la durée d’une marche Gemba et fournissons des indications pour déterminer la durée idéale dans différentes situations. Que vous soyez un manager expérimenté cherchant à affiner ses pratiques de marche Gemba ou un professionnel désireux d’en savoir plus, cet article vous apportera les connaissances nécessaires pour prendre des décisions éclairées.
Qu’est-ce qu’une marche Gemba?
Une marche Gemba est une approche systématique du processus d’amélioration continue développé par Taiichi Ohno, le père du système de production allégée de Toyota. Les marches Gemba se déroulent dans l’usine ou l’atelier et impliquent que les équipes de direction visitent les départements ou les processus en temps réel afin d’observer les opérations et d’identifier les domaines susceptibles d’être améliorés. Cette méthode permet aux dirigeants d’acquérir des connaissances de premier ordre sur ce qui se passe dans l’atelier de production et sur les moyens de l’améliorer.
Pourquoi les marches Gemba sont-elles importantes?
Voici quelques raisons essentielles pour lesquelles les marches Gemba sont considérées comme cruciales:
- Compréhension en temps réel des opérations: Les marches Gemba permettent aux dirigeants et aux gestionnaires d’avoir une compréhension directe et en temps réel de la manière dont le travail est réellement effectué sur le terrain. En étant physiquement présents à la « Gemba », c’est-à-dire à l’endroit même où se déroule le travail, ils peuvent observer les processus, identifier les problèmes et se faire une idée des défis auxquels sont confrontés les employés de première ligne. Cette observation directe aide les dirigeants à prendre des décisions plus éclairées et à mettre en œuvre des solutions efficaces.
- Engagement et responsabilisation des employés: Les marches Gemba favorisent une culture d’engagement et d’autonomisation des employés. Lorsque les dirigeants s’impliquent activement dans l’environnement de travail, ils montrent un réel intérêt à comprendre les perspectives des employés de première ligne. Cette approche encourage la communication ouverte, la collaboration et l’implication des employés dans les initiatives de résolution des problèmes. Les employés se sentent valorisés et leurs contributions sont reconnues, ce qui se traduit par une motivation et une satisfaction professionnelle accrues.
- Identification des pertes et des inefficacités: Les marches Gemba permettent aux dirigeants d’identifier les pertes et les inefficacités dans les processus. En observant les opérations sur le terrain, ils peuvent repérer les domaines dans lesquels du temps, des ressources ou des efforts sont gaspillés. Il peut s’agir de mouvements inutiles, de surproduction, de temps d’attente ou de défauts dans la chaîne de production. Ces informations permettent aux dirigeants de mettre en œuvre des améliorations de processus, d’éliminer les pertes et d’optimiser l’efficacité globale.
- Amélioration continue: Les marches Gemba constituent un élément fondamental de la philosophie de l’amélioration continue, également connue sous le nom de Kaizen. En s’engageant régulièrement dans les marches Gemba, les dirigeants démontrent leur engagement à rechercher en permanence des moyens d’améliorer les opérations. Les enseignements tirés de ces marches alimentent les initiatives d’amélioration, telles que la mise en œuvre de méthodologies allégées, la réduction des temps de cycle ou l’amélioration de la qualité des produits. Cette culture de l’amélioration continue aide les organisations à rester compétitives et à s’adapter à l’évolution des demandes du marché.
- Développement du leadership de première ligne: Les marches Gemba offrent la possibilité de développer les compétences de leadership en première ligne. Lorsque les responsables s’immergent dans l’environnement de travail, ils établissent des relations avec les employés, comprennent leurs difficultés et développent un sentiment d’empathie. Cette expérience pratique permet aux responsables de devenir de meilleurs coachs, mentors et défenseurs de leurs équipes. Elle leur permet également de mieux comprendre les processus opérationnels, ce qui leur permet de prendre des décisions plus éclairées.
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Avantages des marches Gemba
Augmentation des connaissances en matière de leadership
Le fait de se rendre régulièrement sur le lieu de travail permet aux responsables d’en apprendre davantage sur les opérations de leur organisation, telles que les activités quotidiennes et le travail standard. Cette connexion en temps réel accroît la visibilité et permet d’identifier rapidement les problèmes éventuels ou les blocages afin de prendre des mesures préventives.
De plus, cette pratique permet aux dirigeants de mieux comprendre le flux et la cadence des processus quotidiens, ce qui leur donne une meilleure idée de la manière dont ils peuvent améliorer certains domaines d’activité. Cette connaissance aide les dirigeants à rester proactifs plutôt que réactifs, leur permettant de prendre des décisions basées sur des informations précises et des données actuelles.
Amélioration de l’engagement des employés
Les marches Gemba améliorent l’engagement des employés en leur offrant visibilité, reconnaissance, responsabilisation et implication. Lorsque les dirigeants participent activement aux marches Gemba, ils manifestent un véritable intérêt pour la compréhension des processus de travail et des défis auxquels sont confrontés les employés de première ligne. Cette implication crée un sentiment de responsabilisation, car les employés ont l’impression que leurs opinions et leurs points de vue sont valorisés.
Les marches Gemba donnent également l’occasion aux employés d’apporter des idées et des suggestions d’amélioration, ce qui favorise une culture de collaboration et de participation active. En engageant les employés à la source de leur travail, les marches Gemba favorisent un lien plus fort entre les employés et leur organisation, ce qui se traduit par un engagement et une motivation accrus.
Augmentation de la productivité
Les marches Gemba améliorent la productivité en permettant aux dirigeants d’observer directement les processus de travail et d’identifier les possibilités d’amélioration. En étant physiquement présents sur le lieu de travail, les dirigeants peuvent identifier les problèmes d’inefficacité et de gaspillage en temps réel. Cette observation directe les aide à comprendre les causes profondes des problèmes de productivité et à mettre en œuvre des solutions ciblées.
Les marches Gemba facilitent également la collaboration et la communication entre les dirigeants et les employés de première ligne, favorisant ainsi une culture de l’amélioration continue. L’engagement des employés dans des initiatives de résolution de problèmes et la mise en œuvre de leurs suggestions permettent de rationaliser les processus, d’optimiser les flux de travail et d’accroître la productivité dans l’ensemble de l’organisation.
Préparation d’une marche Gemba
La préparation d’une marche Gemba est essentielle pour assurer son bon déroulement et permettre à l’équipe de tirer le meilleur parti de son expérience. Lorsqu’elles sont effectuées correctement, les marches Gemba constituent un outil efficace de gestion allégée; il est donc essentiel de bien les préparer.
Voici les étapes à suivre pour préparer votre prochaine marche Gemba:
- Déterminer l’objectif et la portée de la marche Gemba;
- Identifier les domaines ou les processus à observer au cours de la promenade;
- Informer les membres de l’équipe qui participeront à la marche et expliquer les objectifs;
- Prévoir des questions ou des discussions avec les employés ou les membres de l’équipe au cours de la tournée.
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Quelle est la durée idéale d’une marche Gemba?
La durée idéale d’une marche Gemba dépend de facteurs tels que l’objectif, la portée, l’impact sur les opérations, la fréquence et l’implication des employés. Bien qu’il n’y ait pas de durée fixe, il est généralement recommandé de garder les marches Gemba relativement courtes et ciblées pour maintenir l’efficacité.
Elle doit laisser suffisamment de temps pour l’observation, la compréhension des processus et l’engagement des employés, sans perturber le fonctionnement normal de l’entreprise. L’équilibre entre ces considérations aidera à déterminer la durée optimale, ce qui permettra aux dirigeants de recueillir des informations utiles, d’apporter des améliorations et de favoriser une culture de l’amélioration continue.
Facteurs qui influencent la durée d’une marche Gemba
- But et objectifs: Le but de la marche Gemba et ses objectifs spécifiques jouent un rôle important dans la détermination de sa durée. Si l’objectif est d’obtenir une vue d’ensemble ou d’aborder des questions spécifiques, une marche plus courte peut être appropriée. En revanche, si l’objectif est de procéder à une analyse approfondie d’un processus ou d’un domaine, il faudra plus de temps.
- Portée de la marche: La portée de la marche Gemba, qu’elle soit axée sur un département ou un processus spécifique ou sur l’ensemble de l’organisation, aura une incidence sur sa durée. Un champ d’application plus large peut nécessiter une marche plus longue pour recueillir des informations complètes, tandis qu’un champ d’application plus étroit peut permettre une durée plus courte.
- Taille et complexité de l’organisation: La taille et la complexité de l’organisation observée peuvent influer sur la durée de la promenade Gemba. Les grandes organisations comportant de nombreux départements ou des processus étendus peuvent nécessiter plus de temps pour couvrir tous les domaines pertinents de manière adéquate.
- Profondeur de l’observation: La profondeur de l’observation requise au cours de la marche Gemba aura une incidence sur sa durée. Si une analyse détaillée des processus, des interactions et des flux de travail est nécessaire, il faudra plus de temps qu’une observation plus superficielle.
- Fréquence des marches Gemba: La fréquence des marches Gemba peut avoir une incidence sur leur durée. Si les promenades Gemba sont une pratique régulière, des durées plus courtes peuvent être suffisantes, car elles permettent un engagement plus fréquent dans différents domaines. En revanche, si les marches Gemba sont moins fréquentes, les dirigeants peuvent avoir besoin de consacrer plus de temps à la collecte d’informations détaillées lors de chaque visite.
- Disponibilité du personnel clé: La disponibilité du personnel clé, tel que les responsables des processus ou les employés impliqués dans les processus observés, peut influer sur la durée de la promenade Gemba. Il peut s’avérer nécessaire de prendre en compte des considérations de calendrier pour s’assurer que les personnes concernées sont présentes lors de la visite.
- Culture et pratiques organisationnelles: La culture et les pratiques de l’organisation peuvent également influencer la durée d’une promenade Gemba. Certaines organisations peuvent avoir une approche plus structurée avec des limites de temps spécifiques, tandis que d’autres peuvent avoir une approche plus souple permettant à la marche de se prolonger en fonction des besoins.
En tenant compte de ces facteurs, les dirigeants peuvent déterminer la durée appropriée d’une marche Gemba qui permet une observation et un engagement efficaces, ainsi que l’obtention des résultats souhaités.
3 conseils pour tirer le meilleur parti d’une marche Gemba
Utiliser un logiciel Gemba Walk
L’utilisation du logiciel Gemba walk offre plusieurs avantages aux organisations. Ce logiciel fournit une plateforme numérique pour rationaliser et améliorer le processus de marche Gemba en facilitant la collecte de données, l’analyse et la collaboration. Il permet aux dirigeants de saisir et de documenter efficacement les observations, de suivre les initiatives d’amélioration et de générer des rapports pertinents.
Le logiciel Gemba walk permet également le partage de données en temps réel, améliorant ainsi la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe. De plus, il fournit un référentiel centralisé pour le stockage et l’accès aux données historiques, ce qui facilite l’analyse des tendances et les efforts d’amélioration continue. Dans l’ensemble, le logiciel Gemba Walk améliore l’efficacité, la précision et l’efficience globale du processus Gemba Walk, ce qui permet de prendre de meilleures décisions et d’améliorer les performances de l’organisation.
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Planifier régulièrement des marches Gemba
Malheureusement, il est difficile de trouver un équilibre entre trop de marches Gemba et pas assez. Si vous ne les faites pas assez souvent, il sera difficile de détecter les problèmes assez rapidement avant qu’ils ne deviennent des problèmes majeurs. En revanche, si elles sont trop fréquentes, elles perdent de leur sens et il devient difficile d’identifier des idées d’amélioration.
L’essentiel est d’établir un calendrier qui convienne à tous les participants sans être trop contraignant en termes de durée de chaque marche. L’idéal est d’organiser des marches hebdomadaires plutôt qu’une fois par mois. Toutefois, selon la taille de votre organisation, cela n’est pas toujours possible.
Choisir un thème pour chaque marche
Il est essentiel d’avoir un thème pour chaque marche Gemba afin d’utiliser le temps de manière efficace et efficiente. L’objectif des marches Gemba est d’identifier les améliorations potentielles des processus ou les problèmes qui peuvent être résolus, mais cela nécessite l’analyse de multiples aspects du processus. Il est impossible d’essayer d’évaluer tous les aspects de chaque processus au cours d’une seule marche Gemba, car cela prendrait beaucoup trop de temps. En choisissant un objectif ou un thème spécifique pour la marche Gemba en question, vous pouvez vous concentrer sur les domaines qui nécessitent une amélioration.
Comment documenter les résultats d’une marche Gemba
La première façon d’optimiser vos promenades Gemba est d’investir dans une application Gemba Walk. Notre application vous permet de:
- Catégoriser vos marches Gemba par équipe ou par département;
- Automatiser ce que vous feriez normalement manuellement pour éviter les oublis;
- Enregistrer vos observations et prendre des photos pendant vos marches Gemba;
- Intégrer des seuils de tolérance ou un suivi des performances dans vos marches Gemba;
- Assigner des tâches aux membres de l’équipe pour qu’ils agissent rapidement sur les domaines d’amélioration identifiés lors de vos marches;
- Afficher des statistiques et des graphiques directement à partir du tableau de bord;
- Et bien d’autres choses encore!