Disposer de procédures opérationnelles standard devient de plus en plus vital à mesure que votre entreprise se développe. Par conséquent, l’importance des outils commerciaux devient évidente pour la fluidité de vos opérations.
Considérez tous les différents aspects de votre entreprise qui ont des processus internes qui doivent être respectés :
- Orientation des nouveaux employés
- Finalisation des contrats
- Recrutement de nouveaux fournisseurs
- Obtention de l’approbation du budget
Et la liste continue. Malheureusement, de nombreuses entreprises appartiennent à l’un des deux groupes suivants lorsqu’il s’agit de processus. Soit elles n’ont pas de procédures en place, soit leurs processus ne sont enregistrés nulle part, de sorte que chacun en a sa propre version. Mauvaise communication, difficultés à suivre la réalisation de certaines activités et désordre sont les conséquences de ces deux approches.
Heureusement, en utilisant les bons outils de gestion de documents, vous pouvez mettre toute votre entreprise sur la même longueur d’onde. En communiquant de manière concise ce qui doit être fait, vous améliorerez votre productivité.
13 outils que vous pouvez utiliser pour gérer efficacement les documents dans votre entreprise
Ces 13 outils que vous pouvez utiliser pour une gestion efficace des documents dans votre entreprise sont modernes, faciles à utiliser et standardiseront vos processus d’entreprise:
- Bit.ai
- Pellio
- Wrike
- Eversign
- Trello
- Podio
- Integrify
- Confluence
- Basecamp
- Google Drive
- Microsoft Visio
- Evernote
- Gemba Walk
1. Bit.ai
Bit.ai est une nouvelle application de documentation des processus et de gestion des connaissances qui permet aux équipes de communiquer, partager, suivre et gérer toutes les connaissances de l’entreprise en un seul endroit pratique. Contrairement aux documents Word classiques, les documents Bit sont interactifs. Cela signifie que les utilisateurs peuvent simplement ajouter des médias riches à un document en un seul clic, tels que des fichiers audio, des vidéos, des PDF, des SlideShare, des Google Docs, etc.
Plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur un document Bit Smart. C’est une approche fantastique qui permet aux employés de collaborer sur différents aspects d’un projet sous un même toit. L’éditeur de Bit est une excellente solution de gestion de documents, car il est élégant, simple et sans distraction.
2. Pellio
Pellio est un outil de documentation des processus qui permet à quiconque de documenter un processus en seulement trois étapes simples. Des images, des vidéos, des pièces jointes et même du HTML peuvent être ajoutés à n’importe quelle étape de vos processus grâce à l’éditeur de texte de Pellio.
Le tableau de bord de Pellio donne à chaque employé un tableau de bord clair et personnalisé. Les employés reçoivent dans celui-ci toutes les tâches qui leur sont assignées et qu’ils doivent exécuter, étape par étape à l’aide de formulaires. Cela permet aux membres de l’équipe de travailler ensemble, en sachant exactement quoi faire, comment le faire et dans quel ordre le faire. Pellio crée également des rapports détaillés qui montrent où les processus peuvent être améliorés, permettant aux utilisateurs d’augmenter la productivité de l’entreprise.
3. Wrike
Wrike est un outil de gestion des tâches qui permet aux équipes de collaborer en toute simplicité. Il contient un certain nombre de fonctionnalités que certains des autres outils de notre liste n’ont pas, ce qui en fait un choix fantastique pour les entreprises qui cherchent plus qu’un simple outil pour développer et gérer la documentation des processus.
Wrike est très utile pour les entreprises dont le personnel est à distance, car tout le monde peut accéder à n’importe quelle information depuis n’importe quel endroit, y compris sur les applications et appareils mobiles. Si les processus commerciaux de votre entreprise ne sont pas documentés, c’est un outil de collaboration formidable pour cela. Chaque employé dispose également de son propre tableau de bord, ce qui lui permet de voir ce qui doit être fait de son côté.
4. Eversign
La paperasse est un processus auquel tous les services d’une entreprise doivent faire face. Envoyer et faire signer des documents peut être un véritable fardeau, surtout si vous avez besoin de plusieurs personnes pour le faire. Eversign simplifie ce processus en offrant une gestion complète du traitement des documents. Eversign simplifie le traitement de vos documents, de la création de modèles à leur envoi par courriel en passant par leur signature.
Le plus intéressant est que vous pouvez élaborer des modèles pour tous les différents documents que vous devez faire signer quotidiennement. Ainsi, chacun sait quels documents envoyer et peut les adapter à ses besoins.
5. Trello
Trello est un système de gestion de projet qui suit la méthode Kanban. Kanban est un système qui vous permet de mettre en place des processus et de faire avancer les projets en suivant les phases indiquées jusqu’à leur finalisation. Trello peut être utilisé comme un outil de documentation des processus d’entreprise en créant des tableaux pour tous les processus distincts de votre entreprise.
Vous pouvez concevoir un tableau Trello pour gérer presque tous les processus auxquels vous pouvez penser. La caractéristique la plus intéressante de Trello est que vous pouvez organiser vos tableaux par équipes, de sorte que chaque service peut décrire ses opérations sur son propre tableau. Vous pouvez également suivre l’état d’avancement des travaux en cours, afin de toujours savoir où en sont les choses.
6. Podio
Podio est un outil de gestion de projet similaire à Trello, mais ils ne sont pas tout à fait identiques. Il s’agit plutôt d’une solution polyvalente que votre entreprise peut utiliser pour documenter les procédures commerciales et autres. Podio a été conçu pour les grandes entreprises ayant de multiples procédures et projets à gérer.
Cette solution de gestion de documents peut vous convenir si vos besoins sont plus étendus que la simple définition de vos processus. N’oubliez pas que vous aurez presque certainement besoin d’un chef de projet pour mettre en place et maintenir votre système afin de vous assurer que les activités sont menées à terme ou progressent.
7. Integrify
Integrify est une solution de documentation des processus d’entreprise à envisager si vos processus nécessitent l’obtention de données de nombreuses sources et comportent plusieurs étapes pouvant être automatisées. Elle vous permet de concevoir des processus à l’aide d’une interface de type glisser-déposer, ce qui facilite la mise en place et l’automatisation de toute procédure.
L’avantage d’Integrify est son automatisation. Vous n’aurez pas à passer manuellement d’une phase à l’autre une fois que vous aurez créé votre processus. Lorsqu’un employé soumet son formulaire, le reste du processus commence, et les autres parties prenantes concernées sont averties de l’échéance de leur section. Ainsi, l’employé n’a plus besoin de contacter son responsable, les RH ou d’autres services pour connaître l’état d’avancement de sa demande.
8. Confluence
Confluence est devenu un outil populaire pour développer des wikis internes (en particulier parmi les entreprises technologiques). Avec Confluence, vous pouvez organiser des documents, des projets, transmettre des mises à jour de l’entreprise et disposer d’une plateforme centrale pour toutes les informations de votre entreprise.
Confluence est une bonne option si vous avez besoin d’un emplacement central pour stocker vos enregistrements de processus commerciaux. Vous pouvez développer des documents qui définissent les processus de chaque département, qui se retrouveront dans votre plateforme. Confluence a été conçu par Atlassian, qui possède également Trello, les deux programmes fonctionnent donc bien ensemble. Gardez simplement à l’esprit qu’en raison de toutes les capacités du logiciel, la courbe d’apprentissage peut être abrupte.
9. Basecamp
Basecamp est un autre outil de documentation des processus commerciaux populaires parmi les organisations technologiques. Basecamp peut être décrit comme un outil de communication interne. Bien qu’il offre plusieurs fonctionnalités qui peuvent vous aider à documenter vos opérations commerciales, l’une des plus remarquables est la liste des tâches à accomplir. Vous pouvez spécifier tous les processus qui doivent être effectués et les attribuer à différents membres de votre équipe. Vous pouvez copier les processus et les réutiliser si nécessaire.
Ceci est particulièrement pratique si plusieurs membres de votre équipe sont impliqués dans vos processus. Par exemple, si pour recruter de nouveaux fournisseurs, il faut obtenir l’autorisation du chef de service, faire évaluer le contrat par le service juridique, puis faire payer le contrat par le service financier, vous pouvez déléguer chaque action à la personne concernée.
10. Google Drive
Il n’y a pas plus simple que Google Drive si vous recherchez une solution gratuite à utiliser pour documenter toutes les procédures de votre entreprise. Il est simple de transformer la plateforme gratuite de stockage de fichiers et de création de documents en un outil de documentation des processus commerciaux.
Une solution consiste à créer des dossiers pour chacun de vos départements. Ensuite, dans chaque dossier, il y a des documents décrivant tous les différents processus, comme la façon de classer les comptes, les demandes de paiement, le support informatique, etc.
Google Drive étant un outil de collaboration, vous pouvez créer un document avec les processus, et il sera simple de mettre à jour la documentation en temps réel. L’inconvénient de l’utilisation de Drive est que vous ne disposez pas de tous les avertissements que certaines des autres solutions proposent. Cependant, il est difficile de faire mieux pour une solution simple et gratuite. C’est une excellente option pour les petites entreprises ayant un nombre modeste d’employés.
11. Microsoft Visio
Avez-vous dans votre équipe des personnes qui sont visuelles et qui veulent voir comment vos procédures fonctionnent? Visio pourrait être un outil intéressant à utiliser. Il s’agit d’un logiciel d’organigramme qui vous permet de construire une représentation visuelle de tous vos processus d’entreprise.
Même si vous n’avez pas l’intention de l’utiliser comme l’un des outils officiels de votre entreprise, il peut être utile dans le cadre de la cartographie de vos processus. Par exemple, si vous n’avez pas encore mis en place un processus d’approbation du budget, utilisez Visio pour dessiner ce à quoi il devrait ressembler. Lorsque vous voyez les étapes sous forme graphique, vous pouvez parfois détecter d’éventuelles failles que vous n’auriez pas remarquées si vous les aviez simplement écrites.
12. Evernote
La plupart des entreprises ne considèrent pas Evernote comme un outil permettant de documenter les processus commerciaux. Cependant, il s’agit de bien plus qu’un outil pratique pour prendre des notes sur Internet. Avec leur plan commercial, vous avez accès à certaines de leurs fonctionnalités plus avancées, telles que Spaces, qui fonctionne de manière similaire à Confluence comme une plateforme centrale pour votre équipe.
Spaces sert d’intranet pour votre équipe, vous permettant de documenter tous vos processus ainsi que de sauvegarder des notes, des idées, des tableaux de bord, etc. Leur collection de modèles est une autre option dont vous pouvez tirer parti. Elle comprend des modèles pour tout, des entretiens d’embauche à la planification de projets, etc.
Si votre processus d’embauche comprend une entrevue, vous pouvez fournir un lien vers le formulaire que votre personnel doit utiliser pour trouver des candidats. Ce formulaire est facile à trouver et pratique pour toute votre équipe, car tout se trouve au même endroit.
13. Gemba Walk
Gemba ou Gemba walk est un terme japonais qui signifie l’endroit réel ou l’endroit où la valeur est créée. Il désigne simplement l’endroit où la majorité du travail de votre équipe est effectuée. Il s’agit d’une pierre angulaire de la philosophie de gestion allégée, qui permet d’identifier les problèmes quotidiens et de mieux comprendre, observer et améliorer les processus afin de favoriser une culture d’amélioration continue.
Dans les dernières années, les tournées de plancher Gemba sont devenues une technique de gestion populaire, car elles permettent aux entreprises d’obtenir des informations précieuses sur leurs opérations et leur chaîne d’approvisionnement. En fait, les tournées de plancher Gemba régulières aident les organisations à identifier les possibilités d’amélioration.
Les gestionnaires devraient étudier les processus à tous les niveaux de la hiérarchie de l’organisation et inclure les employés à tous les niveaux s’ils souhaitent améliorer les procédures. Les Gemba Walks favorisent une meilleure communication, la transparence et la confiance entre les membres de l’équipe et les partenaires.
Les étapes nécessaires à la mise en place d’une tournée de plancher Gemba efficace sont les suivantes:
- Préparer les membres de votre équipe
- Planification stratégique de votre tournée de plancher Gemba
- Se concentrer sur la collaboration et la chaîne de valeur
- Structurer vos données
- Parcourir le terrain en équipe
- Modifier le calendrier de la tournée de plancher Gemba
- Communiquer avec vos employés
- Mesurer les indicateurs clés de performance (KPI)
Gemba Walk est votre meilleur allié si vous souhaitez améliorer vos processus. Des centaines d’entreprises utilisent notre application en ligne pour programmer stratégiquement les tournées de plancher Gemba, recueillir des informations clés, structurer les données et créer des rapports pour évaluer les indicateurs clés de performance.